Wat kost tijdsregistratiesoftware in België?

De vier tariefmodellen op de markt

Voor u bedragen vergelijkt, vergelijkt u mechanismen. Vier modellen delen de Belgische markt, en ze reageren totaal verschillend zodra uw onderneming beweegt.

Per gebruiker per maand. Het dominante SaaS-model. U betaalt een bedrag per geregistreerde persoon. De tarieven die wij in augustus 2026 zagen, lopen van ongeveer 1,50 euro per werknemer per maand voor een instapformule via een sociaal secretariaat, tot 4, 5 of 6 euro bij een aanbieder als Shiftbase naargelang de formule — met ongeveer 10 % korting bij jaarlijkse betaling. Op de Franstalige buurmarkt ziet men courant 2 euro voor een losse registratiemodule en tot 7 euro voor een volledig hr-aanbod.

Per bedrijf, aan een vaste prijs. Eén maandbedrag, ongeacht het aantal werknemers. Dat is het model van Tikkel, en het verandert vooral één ding: uw factuur beweegt niet wanneer u aanwerft.

Licentie plus materiaal. Het historische model van de badgesystemen. U koopt een of meer terminals, dan een softwarelicentie, dan een onderhoudscontract. De prijzen van augustus 2026 situeren een badgelezer voor bedrijven tussen 300 en 1 000 euro, installatie niet inbegrepen, en een eenvoudig model met kaarten vanaf ongeveer 85 euro.

Gratis of freemium. Beperkte versies van betalende software — Shiftbase heeft een gratis formule tot vijftien werknemers — en algemene time-trackingtools. Het gratis aanbod stopt doorgaans waar de Belgische reglementaire behoeften beginnen.

Het budget volgens uw grootte

De tabel hieronder rekent uit wat de in augustus 2026 opgezochte tarieven op jaarbasis betekenen, exclusief btw en opstartkosten.

Die tabel bevat het hele verhaal. In de linkerkolom volgt de factuur het personeelsbestand; in de middelste beweegt ze niet. Bij vijf mensen is het verschil anekdotisch. Bij dertig helemaal niet meer — en dat is net het moment waarop een onderneming het minst zin heeft in een extra uitgave.

De verdoken kosten die u moet opsporen

De prijs op een tarievenpagina is zelden de prijs die u het eerste jaar betaalt. Vijf posten komen er geregeld bij.

De configuratiekosten. Zelden vermeld in de publieke tarieflijst. Op de Franstalige markt ziet men bij sommige aanbieders bedragen in de orde van honderd euro bij de start. Stel de vraag vóór u tekent, niet erna.

Het « gratis » materiaal. Een kosteloos geleverde badgelezer komt altijd met een engagement, vaak van drie jaar. Maak de volledige rekening over de werkelijke looptijd.

De modules. Losse tijdsregistratie kost soms twee tot drie keer minder dan het pakket waarin ze standaard verkocht wordt. Ga na wat u werkelijk nodig hebt — voor een kleine ploeg is het antwoord vaak: registratie, en niets anders.

De spookgebruikers. Sommige contracten factureren aangemaakte accounts, niet actieve accounts. Een jobstudent van juli blijft zo tot december gefactureerd als niemand eraan denkt hem te deactiveren.

Het engagement. Twaalf, vierentwintig of zesendertig maanden: de regel die het makkelijkst over het hoofd wordt gezien en het duurst uitvalt. Kiest u onder druk van de deadline van 2027, dan verdient ze tien seconden aandacht.

De vragen die u in één keer aan de verkoper stelt: hoeveel voor mijn exacte bestand in de drukste maand? Welke kosten het eerste jaar? Welke looptijd van het contract? Hoeveel kost registratie alleen? Wat gebeurt er als ik vertrek — zijn mijn gegevens exporteerbaar?

Wat het kost om niets te doen

Dat is het deel dat prijsvergelijkingen altijd vergeten, en het weegt zwaarder dan de abonnementslijn.

Een geschil over overuren is het meest concrete risico. Zonder registratie wordt het erg moeilijk om een afrekening te betwisten van een werknemer die vertrekt: dat is de hele logica van het Europese arrest van 2019 waarop de verplichting steunt. Eén zo'n dossier overstijgt meerdere jaren abonnement.

Een controle van de sociale inspectie volgt daarna, met de sancties die de tekst voorziet — waarvan het exacte niveau nog niet vastligt, zoals wij uitleggen in welke sancties riskeert u?

De administratieve tijd, ten slotte, is de stille kost. Uren reconstrueren op het einde van de maand uit notities, berichten en herinneringen kost makkelijk enkele uren per maand. Gewaardeerd aan het uurloon van een zaakvoerder overstijgen die uren vaak de prijs van de software die ze had vermeden.

Waarom Tikkel voor een vaste prijs koos

Wij hadden per gebruiker kunnen factureren, zoals bijna de hele markt. Drie redenen hielden ons tegen.

Voorspelbaarheid. Een kmo-zaakvoerder wil vandaag weten wat zijn factuur volgend jaar wordt. Een tarief per hoofd maakt die vraag onbeantwoordbaar, want het hangt af van aanwervingen die nog niet gebeurd zijn.

Geen belasting op aanwerven. Per persoon factureren komt neer op een supplement telkens een onderneming iemand aanwerft — ook voor drie jobstudenten in juli. Dat is een slecht signaal, en het levert een bekend pervers effect op: men « vergeet » accounts aan te maken voor extra's, en net die gaten in de registratie wil de wet vermijden.

Afstemming op onze doelgroep. Wij richten ons op ondernemingen van één tot vijftig mensen. Op die schaal is een vaste prijs eenvoudigweg eerlijker: de geleverde dienst verschilt niet naargelang u met drie of met drieëntwintig bent.

Het bedrag staat op de pagina prijzen, met een eerste maand aan symbolisch tarief om vrijblijvend te testen. Er is geen permanent gratis versie: wij verkiezen een lage en duidelijke prijs boven een gratis formule die elders betaald wordt.

Verder lezen

De vergelijking van tijdsregistratiesoftware in België overloopt de belangrijkste spelers met hun opgezochte tarieven en hun profiel. Twijfelt u nog over materiaal, dan maakt de aankoopgids prikklok de rekening over drie jaar. En voor het volledige juridische kader dekt de gids tijdsregistratie 2027 het toepassingsgebied, de vrijstellingen en de timing.