Tijdsregistratie verplicht vanaf 2027: de complete gids

Waar komt deze verplichting vandaan?

Alles begint bij een Europees arrest. Op 14 mei 2019 beslecht het Hof van Justitie van de Europese Unie zaak C-55/18, tussen een Spaanse vakbond en Deutsche Bank. De conclusie is duidelijk: de lidstaten moeten werkgevers verplichten om een objectief, betrouwbaar en toegankelijk systeem op te zetten dat de dagelijkse arbeidsduur van elke werknemer meet.

De redenering is eenvoudig. Zonder meting van de arbeidstijd worden de rechten uit de Europese arbeidstijdenrichtlijn — maximale duur, dagelijkse rust, wekelijkse rust — oncontroleerbaar en dus theoretisch. Het zou dan aan de werknemer zijn om te bewijzen wat hij gepresteerd heeft, wat de bewijslast in zijn nadeel omkeert.

België heeft die vereiste nooit algemeen omgezet. Het federale regeerakkoord wil dat rechtzetten met een algemene registratieplicht. Dat is de tekst waarover het hier gaat.

Eén woordje vooraf: u komt zowel tijdsregistratie als tijdregistratie tegen, met en zonder tussen-s. Beide spellingen zijn in Vlaanderen in omloop en betekenen exact hetzelfde.

Wie is verplicht?

Volgens het voorontwerp: alle werkgevers, in alle sectoren, vanaf de eerste werknemer. Dat is het meest contra-intuïtieve punt van het dossier: het voorontwerp voorziet geen enkele drempel qua grootte.

Concreet zit de bakkerij met één deeltijdse verkoopster in hetzelfde schuitje als het schoonmaakbedrijf met veertig mensen. Vzw's vallen eronder zoals elke werkgever. Jobstudenten, flexi-jobs en deeltijdse medewerkers zijn werknemers: hun uren tellen mee.

Een zelfstandige zonder personeel valt er niet onder. De verplichting ontstaat met de eerste arbeidsovereenkomst.

Check uw situatie in 30 seconden. Vier vragen volstaan om te weten of uw onderneming verplicht is, en voor welk deel van uw team. Doe de test

Wie is vrijgesteld?

Het voorontwerp wil vier categorieën werknemers vrijstellen:

1. Leidinggevend en vertrouwenspersoneel, in de zin van de bestaande regelgeving — geen etiket dat een werkgever zelf uitdeelt.
2. Rondtrekkende werknemers van wie het uurrooster niet controleerbaar is, typisch bepaalde vertegenwoordigers zonder opgelegde werkuren.
3. Structurele telewerkers, van wie telewerk de gebruikelijke regeling is — één of twee dagen thuiswerk per week volstaat wellicht niet.
4. Familieleden die in een familiebedrijf werken.

Die lijst staat in het voorontwerp en moet bij de eindstemming bevestigd worden. Twee nuttige reflexen: een functie niet zomaar als « vertrouwenspersoneel » bestempelen zonder de reglementaire definitie na te gaan, en onthouden dat een gemengd team nog altijd een systeem nodig heeft.

Wat moet u precies registreren?

De werkelijk gepresteerde arbeidstijd: begin, einde en pauzes, elke dag, voor elke betrokken werknemer.

Het onderscheid is bepalend. Een theoretisch uurrooster — dat van het contract of het arbeidsreglement — volstaat niet, precies omdat het niets zegt over wat er echt gebeurd is. Als uw verkoopster op zaterdag veertig minuten langer bleef, moet u net dat kunnen terugvinden.

Het systeem moet aan drie criteria voldoen

De drie criteria van het Hof vertalen zich in erg concrete eisen.

Is een prikklok verplicht?

Nee. Het is de meest verspreide mediakortsluiting, en ze klopt niet: het voorontwerp legt geen enkel toestel op. Een mobiele app, een webapplicatie of een gedeeld scherm aan de toog kunnen perfect aan de drie criteria voldoen.

De fysieke prikklok blijft een optie, geen verplichting. Voor de grote meerderheid van de Belgische kleine ondernemingen is dat een uitgave en een installatie die ze zich kunnen besparen. Overweegt u toch een toestel, dan vergelijkt onze aankoopgids prikklok de types, de richtprijzen en de rekensom over drie jaar.

Lees het volledige artikel over de prikklok

Volstaan Excel of papier?

Moeilijk. Een rekenblad of een schriftje zijn op zich niet verboden, maar ze verdragen de criteria slecht: een cel wordt aangepast zonder spoor, de uren worden vaak achteraf ingevoerd, en de werknemer heeft doorgaans geen toegang tot zijn eigen gegevens.

Excel kan enkele weken depanneren. Het vormt geen systeem waarop u kunt terugvallen bij een controle of een geschil. Voor die paar weken begint u best met een net bestand: ons gratis Excel-sjabloon telt nachtshiften correct en vermeldt zelf zijn grenzen.

Is Excel wettelijk om uren te registreren?

Welke sancties?

Er zijn sancties voorzien wanneer een conform systeem ontbreekt. Het exacte niveau wordt in de definitieve tekst bepaald: niemand kan vandaag een bedrag aankondigen, en wees op uw hoede voor artikels die dat wel doen.

Het meest onmiddellijke risico is trouwens niet de boete. Het is het geschil: zonder registratie staat een werkgever die betwiste overuren aanvecht bijzonder zwak. Registratie beschermt beide partijen.

Wat is de timing?

De tekst kan nog wijzigen, maar over de verplichting zelf bestaat weinig twijfel meer: ze vloeit voort uit een Europees arrest van 2019. Wij volgen elke stap op de pagina Hoe ver staat de wet?

Om de rest van uw planning rond te krijgen: de feestdagen van 2027, waarvan er drie in een weekend vallen en een vervangingsdag vragen die vóór 15 december 2026 vastligt.

In vier stappen voorbereid

1. Inventariseer uw uurroosters. Wie werkt wanneer, met welk contract — deeltijds, studenten, flexi-jobs, telewerk. Dat is de enige stap die wat denkwerk vraagt.
2. Kies een systeem. Toets het aan de drie criteria, niet aan de dikte van de brochure. Kijk ook naar de tariefstructuur: per gebruiker of per bedrijf, het verschil loopt snel op.
3. Informeer uw medewerkers. Leg uit dat registreren dient om in orde te zijn en correct uit te betalen, niet om te controleren. Dit is het moment om koudwatervrees weg te nemen.
4. Test vóór december. Een maand inloop is beter dan een noodstart tijdens de feestdagen.

Op drie maanden van de deadline verdeelt de checklist tijdsregistratie 2027 voor de laatste drie maanden die stappen maand per maand, van oktober tot december.

Niet verwarren

Checkin@work is de aanwezigheidsregistratie die de RSZ oplegt op bepaalde bouw- en schoonmaakwerven. Dat is aanwezigheid op de site, geen registratie van de arbeidstijd zoals in 2027. Beide zullen naast elkaar bestaan: in orde zijn met checkin@work ontslaat u nergens van.

Ook bestaan er al sectorale verplichtingen — het register voor glijdende uurroosters, of de regelingen rond flexi-jobs in de horeca. Die staan los van de algemene verplichting die voor 2027 gepland is.

Al onze hulpmiddelen over de wet van 2027

• Checklist tijdsregistratie 2027: klaar op 1 januari? — het plan van oktober tot december
• Voor wie geldt de tijdsregistratie in 2027?
• Is een prikklok verplicht in België?
• Is tijdsregistratie in Excel wettelijk?
• Eén werknemer: moet ik echt registreren?
• Hoe ver staat de wet? — bijgewerkt bij elke stap
• De gids tijdsregistratie 2027 als pdf — dezelfde stof, gebundeld, om af te drukken of aan uw boekhouder te bezorgen
• Wat is een tikklok?
• Tijdsregistratie in uw kmo: waar begint u?
• Prikklok: de volledige aankoopgids — types, richtprijzen en de rekensom over drie jaar
• Welke sancties riskeert u?
• Overuren: de regels, en hoe u ze bewijst
• Checkin@work vs tijdsregistratie 2027: het verschil