Gratis Excel-sjabloon voor tijdsregistratie, om te downloaden

Wat het bestand bevat

Een .xlsx-werkmap, veertien tabbladen, geen macro's.

• Handleiding: de zes invulregels, een ingevuld voorbeeld, en wat u moet weten voor u op het bestand rekent.
• Januari tot december: één regel per dag. U vult het beginuur, het einduur en de onbetaalde pauzeminuten in; het dagtotaal berekent zichzelf.
• Jaaroverzicht: het gepresteerde totaal en het cumulatieve verschil, maand per maand.

Drie details die de klassieke fouten vermijden:

• Nachtshiften worden correct geteld. Een shift van 22:00 tot 06:00 geeft 8 uur, niet −16. Dat is de meest gemaakte fout in zelfgemaakte tabellen, en ze vervalst de hele maand.
• Het verschil met het voorziene uurrooster verschijnt per dag. Vul de contractueel voorziene uren in (7,6 voor een voltijdse job van 38 uur): overschrijdingen vallen op nog voor de maand om is.
• Alleen de gele cellen worden ingevuld. De rekenkolommen blijven intact, ook als meerdere mensen het bestand gebruiken.

Zo gebruikt u het, in vier stappen

1. Maak een kopie per werknemer en per jaar — bijvoorbeeld « Arbeidstijd - Marie D - 2026.xlsx ».
2. Vul de naam in bovenaan elke maand.
3. Vul elke gewerkte dag in, bij voorkeur op de dag zelf: begin, einde, pauze. Het formaat is 08:30.
4. Bewaar de bestanden minstens vijf jaar: dat is de termijn die het voorontwerp van wet voorziet.

Stap 3 is de belangrijkste. Een bestand dat op vrijdag voor de hele week wordt ingevuld, reconstrueert uren; een bestand dat elke dag wordt ingevuld, registreert ze. Het verschil wordt duidelijk zodra iemand er vragen over stelt.

De grenzen van dit bestand

Laten we eerlijk zijn: dit sjabloon is een noodoplossing. Het voorontwerp van wet voorziet dat elke werkgever vanaf 1 januari 2027 over een registratiesysteem moet beschikken dat objectief, betrouwbaar en toegankelijk is. Een rekenblad scoort daar slecht op.

We gaan dieper in op die drie punten in ons artikel Is tijdsregistratie in Excel wettelijk?. Kort samengevat: gebruik het sjabloon om de gewoonte aan te leren de werkelijke uren te noteren, voor een overgangsperiode of een heel klein, stabiel team. Reken er niet op als definitief systeem.

Wanneer overstappen

Zodra een van deze situaties zich voordoet, heeft het bestand zijn tijd gehad:

• u hebt meer dan twee of drie werknemers, of uurroosters die elke week veranderen;
• een werknemer betwist zijn uren en u moet aantonen dat ze niet zijn bijgewerkt;
• de verplichting treedt in werking — de geplande datum is 1 januari 2027, met een overgangsperiode tot 31 maart.

Op dat moment registreert een tijdsregistratiesoftware de uren op het moment dat ze gepresteerd worden, houdt ze elke correctie bij en geeft ze elke werknemer toegang tot zijn eigen uren. Uw Excel-bestanden blijven wat ze zijn: een historiek om te bewaren. Waar de tekst vandaag staat, leest u in onze opvolging van de wet, bijgewerkt bij elke stap.