Wet 2027
Arbeidstijd registreren in Excel: is dat wettelijk?
Een Excel-bestand is op zich niet verboden, maar voldoet moeilijk aan de drie voorziene criteria: de gegevens zijn aanpasbaar zonder spoor (betrouwbaarheid), worden vaak achteraf ingevoerd (objectiviteit) en zijn zelden raadpleegbaar door de werknemer (toegankelijkheid). Excel depanneert, het beveiligt niet.
Gepubliceerd op 12 aug. 2026 · Bijgewerkt op 12 aug. 2026
Laatste juridische controle: augustus 2026. De wet is nog niet gestemd — volg de stand van zaken.
Wat de wet van een registratiesysteem zal vragen
Eerst het kader. Het voorontwerp van wet neemt de drie criteria van het Hof van Justitie van de Europese Unie over: het systeem moet objectief, betrouwbaar en toegankelijk zijn. Geen enkele tekst verbiedt een bepaald formaat; het zijn de criteria die de selectie maken.
Dat is belangrijk, want de vraag luidt niet « is Excel toegelaten? » maar « voldoet uw Excel-bestand aan de drie criteria? ». In de meeste gevallen is het antwoord nee — niet uit onwil, maar door de aard van het instrument.
Excel tegenover de drie criteria, punt per punt
| Criterium | Waar het wringt met Excel | Typische situatie |
|---|---|---|
| Objectief | De uren worden achteraf ingevoerd, vaak op het einde van de week of de maand | Op vrijdag reconstrueert u uit het hoofd wat dinsdag gebeurde |
| Betrouwbaar | Een cel wordt aangepast zonder spoor na te laten | Wie « corrigeerde » nooit een 8.15 uur naar 8.00 uur om af te ronden? |
| Toegankelijk | Het bestand staat op de computer van de zaakvoerder | De werknemer ziet zijn eigen uren pas op de loonfiche |
Het criterium betrouwbaarheid is het moeilijkst te redden. Een rekenblad is gemaakt om aanpasbaar te zijn: dat is zijn functie. In het eindbestand valt niets te onderscheiden tussen een gegeven dat op het moment zelf werd geregistreerd en een gegeven dat drie weken later werd herschreven. Bij een geschil over overuren is dat net wat u zult moeten aantonen.
Wanneer Excel wel kan depanneren
Elke Excel afwijzen zou oneerlijk zijn. In drie situaties bewijst hij diensten.
Bij een overgang. U wisselt van systeem en hebt twee weken nodig: een rekenblad houdt het uit.
Bij een heel klein, stabiel team. Twee mensen, vaste uurroosters, een zaakvoerder die er altijd is: het risico op geschillen is klein en het gaat vooral om documenteren.
In afwachting van de inwerkingtreding. De verplichting is gepland op 1 januari 2027: tot dan is Excel beter dan niets, en u went er al aan om echte uren te noteren.
Dat zijn overbruggingen, geen systeem om in 2027 op te bouwen.
Wat verandert met een echt systeem
Concreet drie dingen.
De registratie gebeurt op het moment dat het werk begint en eindigt, niet uit het geheugen. Correcties blijven mogelijk — vergeten gebeurt — maar ze laten een spoor na: wie, wanneer, welke waarde voor en na. En elke werknemer ziet zijn eigen uren, wat de meeste discussies op het einde van de maand oplost voor ze beginnen.
Dat derde punt wordt het vaakst onderschat. Het is niet enkel een wettelijke eis: het maakt van tijdsregistratie een instrument van vertrouwen in plaats van controle.
In tien minuten van Excel naar een systeem
Er valt weinig te doen: een account aanmaken, uw werknemers uitnodigen, eventueel een tablet aan de toog zetten. Uw oude Excel-bestanden blijven wat ze zijn — een historiek — en de conforme registratie start op de dag dat u overschakelt.
Bekijk hoe Tikkel werkt · De volledige gids over de wet van 2027 · Is een prikklok verplicht?
Veelgestelde vragen
- En een papieren register dan?
- Dat kampt met dezelfde zwaktes als Excel, met één extra moeilijkheid: betrouwbaar bewaren gedurende vijf jaar.
- Volstaat een Excel die de werknemer wekelijks ondertekent?
- Beter dan een niet-ondertekend bestand, want het documenteert het akkoord van de werknemer. Op objectiviteit blijft het zwak: de uren worden achteraf bevestigd, niet geregistreerd op het moment zelf.
- En Google Sheets of een ander online rekenblad?
- De versiegeschiedenis verbetert de traceerbaarheid, maar de andere beperkingen blijven: invoer achteraf en toegang van de werknemer tot enkel zijn eigen gegevens.
- Wat zal de inspectie zeggen?
- Zij zal de werkelijk gepresteerde uren willen zien, per werknemer en per dag, over de gecontroleerde periode. Een bestand dat de dag voordien is bijgewerkt, valt op.