Tijdsregistratie in uw boekhoudkantoor of fiduciaire: de dubbele pet van de accountant

Eén verduidelijking vooraf, want ze bespaart u tijd. Dit artikel gaat niet over het registreren van uren per klant of per dossier om te factureren. Daarvoor bestaan practice-managementpakketten, en Tikkel is er geen. Dit artikel gaat over de andere pet die u draagt: die van werkgever, tegenover de arbeidstijd van uw eigen medewerkers. Twee verschillende behoeften, die in hetzelfde kantoor naast elkaar leven.

Facturabele uren ≠ arbeidstijd: het verschil dat telt

Het is de verwarring die wij het vaakst horen in deze sector: « wij doen al aan uurregistratie, wij zijn dus in orde ». Dat gaat niet op. Uurregistratie en tijdsregistratie zijn niet hetzelfde: uurregistratie rekent uren toe aan een dossier of een klant om te factureren, terwijl tijdsregistratie in de zin van de wet van 2027 de werkelijk gepresteerde arbeidstijd van elke medewerker vastlegt, op het moment zelf. De tabel hieronder zet beide naast elkaar.

Het venijn zit in de laatste twee rijen. Een medewerker die zeven uur op dossiers boekt terwijl hij er negen op kantoor was — omdat twee uur naar intern overleg, opleiding en koffie gingen — heeft zijn facturatie correct ingevuld en zijn arbeidstijd niet geregistreerd. Beide registraties zijn juist in hun eigen logica. Slechts één ervan beantwoordt aan de wet.

Wat 2027 concreet vraagt van uw boekhoudkantoor

Volgens het voorontwerp van wet wordt de registratie van de arbeidstijd verplicht vanaf 1 januari 2027, met een overgangsperiode tot 31 maart 2027, voor alle werkgevers vanaf de eerste werknemer. De tekst is nog niet gestemd; wij volgen elke stap op de pagina hoe ver staat de wet?

Voor een kantoor betekent dat drie dingen.

U bent een werkgever als een ander. Het voorontwerp voorziet geen sectorale uitzondering voor vrije beroepen, geen drempel onder tien medewerkers. Een kantoor met drie mensen valt eronder, net als een kantoor met veertig.

Uw systeem moet aan drie criteria voldoen — objectief, betrouwbaar en toegankelijk — overgenomen uit het arrest van het Hof van Justitie van de Europese Unie van 2019. Concreet: werkelijke uren op het moment zelf, tijdstempel, correcties met een spoor, en elke medewerker die zijn eigen uren kan inkijken.

De vrijgestelde categorieën zijn beperkt. Het voorontwerp voorziet onder meer een uitzondering voor leidinggevend en vertrouwenspersoneel. Voor een vennoot-zaakvoerder ligt dat mogelijk anders dan voor een dossierbeheerder — maar die lijst moet bij de stemming nog bevestigd worden, en de kwalificatie hangt af van de werkelijke functie, niet van de titel op het visitekaartje. Leg uw geval voor aan uw sociaal secretariaat.

Het volledige kader — toepassingsgebied, vrijstellingen, timing — staat in de gids tijdsregistratie 2027. Wilt u eerst uw eigen situatie nakijken, dan doet de quiz dat in dertig seconden.

Volstaat de uurregistratie van uw accountantssoftware?

Dit is het gevoelige punt, en wij formuleren het voorzichtig: ga het na bij uw leverancier, want de pakketten verschillen sterk en sommige hebben ondertussen een echte aanwezigheidsmodule.

Drie vragen volstaan om uitsluitsel te krijgen. Stel ze schriftelijk, zodat u het antwoord bewaart.

1. Registreert de module het begin en het einde van de werkdag, plus de pauzes — of enkel de duur van een prestatie? Een tijdvak van 9u02 tot 12u15 is iets anders dan « 3 u op dossier X ».
2. Wordt er geregistreerd op het moment zelf? Uren die op vrijdag uit het geheugen worden ingevuld, zijn een reconstructie. Het criterium van objectiviteit sneuvelt daar.
3. Kan elke medewerker zijn eigen arbeidstijd inkijken, los van de dossiers? Dat is het toegankelijkheidscriterium, en het is doorgaans het criterium waarop dossiertools stranden — ze zijn gebouwd voor de klantfactuur, niet voor de werknemer.

Krijgt u drie keer ja, dan is uw kantoor waarschijnlijk in orde en hoeft u niets bij te kopen. Krijgt u één nee, dan hebt u een tweede, eenvoudig systeem nodig naast het bestaande. Wat zo'n systeem moet kunnen, staat op tijdsregistratiesoftware voor kmo's; welke types er bestaan en wat ze kosten, in de gids tijdsregistratiesysteem kiezen.

Tijdsregistratie in de cloud voor uw fiduciaire

Dat tweede systeem hoeft niets aan de muur te zijn. Tijdsregistratie in de cloud betekent gewoon dat de registratie in een applicatie zit in plaats van in een toestel: uw medewerkers registreren op hun telefoon of op een gedeeld scherm, en u raadpleegt alles vanuit dezelfde webpagina.

Voor een kantoor is dat zelden een detail. In het voorjaar zit er permanent iemand bij klanten voor de inventarissen, en wie thuiswerkt passeert die dag niet langs het onthaal. Een toestel aan de ingang registreert die uren per definitie niet; een cloudoplossing wel, met hetzelfde gebaar, waar de medewerker ook zit. Er valt niets te installeren en niets te onderhouden — en juridisch verandert de vorm niets: het voorontwerp vraagt een systeem dat objectief, betrouwbaar en toegankelijk registreert, en laat volledig open of dat in hardware of in software zit.

Wat u als boekhouder aan uw klanten antwoordt

Wanneer een zaakvoerder van een klein bedrijf over 2027 hoort, belt hij niet naar een softwareleverancier. Hij belt naar zijn boekhouder. Dat is de reflex, en de vragen zullen wellicht pieken tussen november 2026 en maart 2027.

Drie dingen zijn het waard om nu al klaar te hebben.

Een kort antwoord op de verwarring met Checkin@work. Veel klanten uit de bouw en de schoonmaak denken dat ze al in orde zijn omdat ze aanwezigheden melden. Dat is een ander systeem, met een ander doel; beide zullen naast elkaar bestaan. Het onderscheid staat uitgewerkt in Checkin@work vs tijdsregistratie 2027.

Een antwoord op « moet ik een prikklok kopen? » Nee — het voorontwerp verplicht een systeem, geen toestel. De types, de richtprijzen en de rekensom over drie jaar staan in de aankoopgids prikklok.

Iets om door te sturen. Onze gids tijdsregistratie 2027 bestaat als pdf, in het Nederlands en het Frans, en mag vrij aan uw klanten bezorgd worden. Wat er verder klaarligt — de quiz, de artikels in beide talen, een aanspreekpunt — staat gebundeld op de pagina voor accountants en boekhouders, samen met wat wij niet doen.

Praktisch: het team van uw fiduciaire laten registreren

Neem een fiduciaire met acht mensen: twee vennoten, vier dossierbeheerders, een medewerker payroll en een halftijdse administratieve kracht. Twee mensen werken één dag per week van thuis, en in het voorjaar zit er permanent iemand bij klanten voor de inventarissen.

De omschakeling is bescheiden. Iedereen registreert bij aankomst en bij vertrek op zijn telefoon of op een gedeeld scherm bij het onthaal; wie thuis werkt of bij een klant zit, doet net hetzelfde vanop afstand. De dossierregistratie in het bestaande pakket verandert niet — ze blijft dienen waarvoor ze bedoeld is, de facturatie.

Twee zaken vragen aandacht in deze sector, meer dan elders. Het statuut van de vennoten moet vooraf uitgeklaard zijn met het sociaal secretariaat, want de vrijstelling voor leidinggevend personeel is geen automatisme. En de piekperiodes — balansen, aangiftes — zijn precies de weken waarin de werkelijke uren afwijken van het rooster. Dat is meteen ook de reden waarom een correcte registratie in uw voordeel speelt: bij een discussie over overuren is het geregistreerde uur het enige bewijs dat telt, voor beide partijen.

De volgorde van aanpak, met de valkuilen per grootte, staat in tijdsregistratie in uw kmo: het stappenplan.