Tijdsregistratie in de horeca: wat 2027 verandert

De horeca is de sector waar het woord « registratie » het minst nieuw klinkt, en waar de verwarring daarom het grootst is. Er wordt al aangemeld, er wordt al geregistreerd, er staat vaak al een kassa die bijhoudt wie er binnen is. De vraag is dus niet of u registreert, maar wat u registreert.

Wat er in de horeca al bestaat

Drie regelingen bestaan vandaag naast elkaar, en geen van drie is de tijdsregistratie van 2027.

De aanmelding van gelegenheidswerk en flexi-jobs. Extra's en flexi-jobbers worden aangemeld voor hun prestatie. Dat is een aangifte met een eigen doel — het statuut en de bijdragen — en het zegt niets over het uur waarop iemand die avond werkelijk is toegekomen of vertrokken. Wie u als flexi-jobber mag aannemen, en in welke volgorde u aangeeft: de regels voor flexi-jobs voor de werkgever.

De geregistreerde kassa met aanwezigheidsregistratie. Waar ze gebruikt wordt, houdt ze bij wie aanwezig is. Ook dat systeem heeft een eigen finaliteit, en het dekt niet vanzelf alles wat het voorontwerp van wet voor 2027 vraagt.

Het arbeidsreglement en de uurroosters. Zij zeggen wat er gepland is. De verplichting van 2027 gaat over wat er werkelijk gepresteerd is — en in de horeca is het verschil tussen beide zelden nul.

Wat elk van die regelingen precies dekt in úw zaak, hangt af van uw statuut, uw paritair comité en uw opzet. Dat is geen ontwijkend antwoord: het is het soort vraag dat uw sociaal secretariaat in vijf minuten beantwoordt en waar een website zich niet aan waagt.

Wat 2027 daaraan toevoegt

Volgens het voorontwerp van wet wordt de registratie van de arbeidstijd verplicht vanaf 1 januari 2027, met een overgangsperiode tot 31 maart 2027, voor alle werkgevers vanaf de eerste werknemer. De tekst is nog niet gestemd; wij volgen elke stap op de pagina hoe ver staat de wet?

Voor een zaak betekent dat drie dingen.

Iedereen met een arbeidsovereenkomst. Vast personeel, deeltijdsen, jobstudenten, flexi-jobbers, extra's van één avond: voor de tijdsregistratie zijn het werknemers. De vraag « geldt dit ook voor mij? » wordt beantwoord in voor wie geldt de tijdsregistratie in 2027?

De werkelijke uren, niet het rooster. Wie om 17.30 uur begon en om 01.15 uur buitenging, heeft niet gewerkt van 18 tot 24 uur. In een sector waar de dienst uitloopt omdat de laatste tafel blijft plakken, is dat het hele punt.

De pauzes en de onderbrekingen. Een coupure wordt geregistreerd als twee prestaties op dezelfde dag. De onderbreking ertussen is dan zichtbaar, en dat werkt in beide richtingen: voor u bij een controle, voor uw medewerker bij een discussie over overuren.

De drie criteria waaraan het systeem moet voldoen — objectief, betrouwbaar en toegankelijk — en de volledige timing staan in de gids tijdsregistratie 2027.

Prikklok voor de horeca via smartphone: hoe werkt het?

Dit is de vraag die wij het vaakst krijgen uit de sector, en het antwoord is eenvoudiger dan verwacht: er komt geen kastje aan de muur bij. Een prikklok voor de horeca via de smartphone is een applicatie die op het toestel staat dat uw medewerker al op zak heeft.

Voor de vaste ploeg. Wie toekomt, tikt één keer bij aankomst en één keer bij vertrek. Twee seconden, in de gang of in de kleedkamer, vóór de schort aangaat.

Voor de extra van zaterdag. Een uitnodiging per e-mail of per sms, hij registreert dezelfde avond. Geen badge om uit te delen die maandag niet terugkomt, geen kaart om te programmeren voor iemand die drie diensten blijft.

Voor wie geen smartphone wil gebruiken. Eén gedeeld scherm volstaat — een tablet of een afgedankte computer aan de doorgeefpost of bij de kleedkamer. Iedereen kiest zijn naam en tikt. Dat is meteen het antwoord op het bezwaar « ik zet geen werk-app op mijn eigen telefoon », dat in deze sector vaker opduikt dan werkgevers verwachten.

Voor de coupure. Twee registraties op dezelfde dag, zonder dat iemand iets moet uitrekenen. De middagdienst en de avonddienst staan gewoon apart.

Waarom geen toestel? Omdat het voorontwerp een systeem verplicht en geen toestel, en omdat een kastje aan de muur in de horeca slecht past: het staat op één plaats, terwijl uw ploeg tussen zaal, keuken, terras en soms een tweede zaak beweegt. De types toestellen, hun richtprijzen en de gevallen waarin ze wél zinvol blijven, staan in de aankoopgids prikklok. Welke vormen een systeem kan aannemen, in de gids tijdsregistratiesysteem kiezen.

De vier horecaproblemen, en wat ze in de praktijk worden

Het is volle bak. Een registratie die meer dan drie seconden kost, gebeurt niet op vrijdagavond. Daarom telt de eerste vraag bij elke demo: hoeveel handelingen tussen het scherm ontgrendelen en het uur dat vastligt? Alles boven twee is te veel.

De coupures. Twee diensten op één dag zijn geen uitzondering maar de norm. Een systeem dat maar één in- en uitklok per dag aankan, is gebouwd voor kantoren.

De extra's van het weekend. Hier beslist niet de functionaliteit maar het tariefmodel. Bij een tarief per werknemer per maand wordt uw drukste maand ook uw duurste, en betaalt u voor mensen die drie diensten kwamen doen. Bij een vaste prijs per bedrijf verandert er niets — dat is precies waarom wij zo factureren; het bedrag staat op de pagina prijzen.

De tweetalige ploeg. In Brussel en in de rand mengt een brigade Nederlands, Frans en vaak nog een derde taal. Een interface die maar één taal spreekt, levert elke dienst wrijving op. Voor Brusselse zaken staat het geval uitgewerkt op tijdsregistratie in Brussel.

Een vrijdagavond, met registratie

Neem een brasserie met twaalf mensen: vier in de keuken, vijf in de zaal, twee flexi-jobbers en een jobstudent die op zaterdag helpt.

Om 11.20 uur komt de keuken toe en registreert op de tablet bij de doorgeefpost. De zaalploeg volgt tussen 11.40 en 11.55 uur, elk op zijn telefoon. Om 15.10 uur sluit iedereen af: eerste dienst geregistreerd. Om 17.45 uur begint dezelfde beweging opnieuw voor de avond — dat is de coupure, zonder dat iemand iets moet invullen.

Om 22.30 uur is het drukker dan voorzien en blijft de zaal open tot 00.40 uur. De ploeg registreert bij vertrek het werkelijke uur. Niemand rekent iets uit, en op maandag hoeft niemand zich te herinneren hoe laat het geworden is.

Een van de flexi-jobbers is vergeten af te sluiten. Dat wordt rechtgezet — maar zichtbaar: de oorspronkelijke waarde, de nieuwe, wie de correctie deed en wanneer. Precies dat spoor is het criterium van betrouwbaarheid, en het is de reden waarom een Excel-bestand deze rol niet kan spelen. Waarom niet, staat in is tijdsregistratie in Excel wettelijk?

Waar beginnen vóór het seizoen

Het rustige moment om dit te regelen is nu, niet in december. Vier stappen volstaan.

1. Lijst op wie er dit jaar gewerkt heeft, extra's en jobstudenten inbegrepen. Dat aantal verrast de meeste zaakvoerders — en het bepaalt of een tarief per hoofd u geld kost.
2. Ga na wat uw huidige systemen al doen. Kassa, aanmeldingen, uurroosters: stel de drie vragen uit de FAQ hierboven aan uw leverancier en aan uw sociaal secretariaat.
3. Test één dienst. Niet in een vergaderzaal: op een echte vrijdagavond, met de ploeg die er dan staat.
4. Leg het uit aan de brigade. Registreren dient om correct uitbetaald te worden en om in orde te zijn, niet om te controleren wie er twee minuten te laat is. Die zin bespaart u drie discussies.

Wat Tikkel concreet doet voor een zaak in de horeca — installatie, gedeeld scherm, export naar het sociaal secretariaat — staat op de pagina tijdsregistratie voor de horeca.

Nog niet zeker of u verplicht bent? De quiz antwoordt in dertig seconden.